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INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DOS SEUS DADOS PESSOAIS
O NOVO BANCO, S.A., com sede na Avenida Doutor Mário Soares, Taguspark, Edifício 1, 2740-119 Porto Salvo, com o capital social de €2.245.000.000,00, e matriculado na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa sob o número único de matrícula e pessoa coletiva 513 204 016 (“novobanco”), é responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais.
A privacidade e a proteção dos seus dados são importantes para o novobanco.
Através do presente documento, o novobanco presta informação detalhada acerca da utilização e proteção que é dada aos seus dados pessoais, bem como do motivo pelo qual se procede ao tratamento dos mesmos, seja enquanto empresário em nome individual (ENI) ou colaborador, sócio, acionista ou representante singular das empresas fornecedoras do novobanco.
Dados relativos a sociedades, enquanto pessoas coletivas, e de sociedades unipessoais, não estão abrangidos pelo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD ou Regulamento) uma vez que o Regulamento só se aplica à proteção dos dados de pessoas singulares.
1. Dados pessoais tratados pelo novobanco enquanto responsável pelo tratamento
O novobanco procede ou poderá proceder ao tratamento de várias categorias de dados pessoais, incluindo:
a) Dados demográficos (e.g., nome);
b) Dados contratuais (e.g., número de fornecedor, IBAN);
c) Dados de contacto (e.g., morada, telefone, endereço de correio eletrónico);
d) Dados governamentais (e.g., número de identificação fiscal);
e) Dados relativos à situação económica, financeira e patrimonial (e.g. relatório e contas).
O novobanco trata dados pessoais por conta de outras entidades que são responsáveis pelos respetivos tratamentos. Nesses casos, sem prejuízo do titular dos dados poder solicitar diretamente mais informações ao novobanco através de e-mail, para o endereço dpo@novobanco.pt, a informação relativa a esses tratamentos de dados pessoais ser-lhe-á prestada pelos respetivos responsáveis pelo tratamento.
2. Razões pelas quais tratamos os seus dados e em que situações
O novobanco apenas trata ou poderá tratar os seus dados pessoais nas seguintes situações:
2.1. Para execução de um contrato ou para a realização de diligências pré-contratuais
No âmbito da contratação de produtos e de serviços, o novobanco pode precisar de tratar os seus dados pessoais. Tal sucederá, por exemplo, nos seguintes casos:
- Negociação de propostas e contratos e gestão da fase pré contratual;
- Gestão da relação contratual/comercial (e.g., relacionamento com o titular dos dados, incluindo a contratação/adesão e cessação/resgate de contratos, execução de instruções do titular dos dados, produção e envio de documentos necessários na relação comercial); e
- Prevenção e combate à fraude (e.g., prevenir atividades e fraudes relativas à utilização abusiva de informações dos titulares dos dados).
2.2. Para o cumprimento de obrigações legais a que o novobanco está sujeito
O novobanco está sujeito a inúmeras obrigações legais e regulamentares, cujo cumprimento pode implicar a necessidade de proceder ao tratamento dos seus dados pessoais, tais como:
- Cumprimento de obrigações de retenção, pagamento, declaração para efeitos fiscais, reporte ou respostas a autoridades públicas;
- Cumprimento de procedimentos em matéria de prevenção e combate à criminalidade financeira (e.g., branqueamento de capitais, abuso de mercado);
- Segurança e proteção de dados pessoais (e.g., implementação de medidas de segurança de informação lógicas e físicas, como back-ups, restore e disaster recovery, realização de avaliações regulares da implementação das medidas de segurança);
- Segurança física e videovigilância (e.g., implementação de medidas de segurança física, avaliações de monitorização da implementação de medidas);
- Prevenção e combate à fraude (e.g., fraudes relativas à utilização abusiva de informações dos titulares dos dados, linhas de ética); e
- Prevenção de conflitos de interesse.
2.3. Para satisfação de interesses legítimos do novobanco
O novobanco utiliza ou poderá utilizar os seus dados pessoais para interesses legítimos do mesmo, o que inclui:
- Controlo e acompanhamento de desempenho operacional (e.g., informação de gestão, avaliação do serviço prestado);
- Melhoria e monitorização da qualidade de serviço (e.g., análise e tratamento de informação relativa à qualidade e ao desempenho dos vários meios e processos de prestação de serviços, gestão de reclamações);
- Gestão de processos em contencioso (e.g., análise de processos judiciais que derivem de situações de incumprimento dos contratos estabelecidos, como ações declarativas ou executivas intentadas contra o novobanco ou a favor deste, entre outros);
- Gestão de fornecedores (e.g., políticas e estratégias de gestão de fornecedores); e
- Comunicação institucional (e.g., comunicações efetuadas a fornecedores, comunicações de eventos).
3. Destinatários dos seus dados pessoais
Para que o novobanco consiga cumprir todos os seus deveres, poderá ter de comunicar ou dar acesso aos seus dados pessoais a outras entidades.
O novobanco apenas comunicará os seus dados pessoais às seguintes categorias de destinatários:
- Outras entidades pertencentes ao Grupo novobanco;
- Prestadores de serviços que prestem serviços ao novobanco (e.g., serviços de IT, serviços de envio de comunicações contratuais);
- Organizações dentro e fora do Espaço Económico Europeu - E.E.E. (e.g., outras instituições financeiras para, por exemplo, a execução de operações de pagamento ou autoridades reguladoras não sedeadas do E.E.E.); e
- Autoridades públicas, como as Autoridades Tributárias, os Tribunais Judiciais ou os Tribunais Administrativos.
Para conhecer as entidades que fazem parte do Grupo novobanco consulte o endereço www.novobanco.pt.
Nos casos de transferências internacionais (fora do E.E.E.), sempre que a Comissão Europeia tenha declarado, através de uma decisão de adequação, que o país localizado fora do E.E.E. em causa garante um nível de proteção de dados pessoais equivalente ao decorrente da legislação do E.E.E., a transferência de dados terá por base essa decisão de adequação.
Pode consultar as decisões de adequação existentes em www.eur-lex.europa.eu.
Nos casos em que a transferência seja feita para países ou organizações localizadas fora do E.E.E., em relação aos quais não haja decisão de adequação da Comissão, o novobanco implementou garantias adequadas, nos termos do RGPD, para assegurar a proteção dos seus dados pessoais.
4. Período de conservação dos seus dados pessoais
O novobanco apenas conserva e trata os seus dados pessoais para os fins acima indicados durante o período que se revele necessário ou obrigatório para o cumprimento desses fins, aplicando critérios de retenção da informação apropriados a cada tratamento e em linha com as obrigações legais e regulamentares aplicáveis.
5. Exercício de direitos pelos titulares dos dados
5.1. Direitos do titular dos dados
No que respeita ao tratamento dos seus dados pessoais, goza dos seguintes direitos:
a) Direito de acesso
Tem o direito de obter a confirmação sobre se os seus dados pessoais são ou não tratados pelo novobanco.
Pode, ainda, aceder aos seus dados pessoais, bem como obter as seguintes informações:
(i) Razões pelas quais os seus dados pessoais são tratados;
(ii) Categorias de dados pessoais que são tratados;
(iii) Entidades a quem os seus dados pessoais podem ser transmitidos, incluindo entidades localizadas em países fora do E.E.E. ou organizações internacionais, sendo neste caso informado das garantias aplicadas à transferência dos seus dados;
(iv) Prazo de conservação dos seus dados ou, se tal não for possível, os critérios para fixar esse prazo;
(v) Direitos de que goza em relação ao tratamento dos seus dados pessoais;
(vi) Se os dados pessoais não tiverem sido por si fornecidos, informações sobre a origem dos mesmos;
(vii) Existência de decisões individuais automatizadas, incluindo definição de perfis, e, nesse caso, informações sobre a lógica subjacente a esse tratamento, bem como sobre a importância e consequências previstas do mesmo.
b) Direito de retificação
Sempre que considerar que os seus dados pessoais estão incompletos ou incorretos, pode requerer a sua retificação ou que os mesmos sejam completados.
c) Direito ao apagamento
Conforme referido no ponto 2.2., o novobanco está sujeito a inúmeras obrigações legais e regulamentares o que poderá limitar o direito ao apagamento dos seus dados pessoais.
O direito ao apagamento não se aplica quando o tratamento seja necessário para os seguintes efeitos:
(i) Exercício de liberdade de expressão e de informação;
(ii) Cumprimento de obrigação legal que exija o tratamento e que se aplique ao novobanco;
(iii) Motivos de interesse público no domínio da saúde pública;
(iv) Fins de arquivo de interesse público, fins de investigação científica ou histórica ou fins estatísticos, na medida em que o exercício do direito ao apagamento prejudique gravemente a obtenção dos objetivos desse tratamento; ou
(v) Declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.
Tendo em atenção o acima referido, terá o direito de solicitar o apagamento dos seus dados pessoais quando se verifique uma das seguintes situações:
- Os dados pessoais deixem de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento;
- Apresente oposição ao tratamento dos dados e não existam interesses legítimos prevalecentes, a avaliar caso a caso, que justifiquem o tratamento; ou
- Os dados pessoais tenham de serem apagados ao abrigo de uma obrigação jurídica a que esteja sujeito o novobanco.
d) Direito à limitação do tratamento
A limitação do tratamento permite ao titular solicitar ao novobanco que restrinja o acesso a dados pessoais ou que suspenda as atividades de tratamento.
Pode requerer a limitação do tratamento dos seus dados pessoais nos seguintes casos:
(i) Se contestar a exatidão dos seus dados pessoais, durante um período que permita ao novobanco verificar a sua exatidão;
(ii) Se o novobanco já não precisar dos dados pessoais para fins de tratamento, mas se esses dados forem necessários para o titular dos dados para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial; ou
(iii) Se tiver apresentado oposição ao tratamento, até que se verifique que os interesses legítimos do novobanco prevalecem sobre os seus.
e) Direito de portabilidade
Poderá solicitar ao novobanco a entrega, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, dos dados pessoais por si fornecidos. Tem ainda o direito de pedir que o novobanco transmita esses dados a outro responsável pelo tratamento, desde que tal seja tecnicamente possível.
O direito de portabilidade apenas se aplica nos seguintes casos:
(i) Quando o tratamento se basear na execução de um contrato; e
(ii) Quando o tratamento em causa for realizado por meios automatizados.
f) Direito de oposição
Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, nas seguintes situações:
(i) Quando o tratamento se basear no interesse legítimo do novobanco; ou
(ii) Quando o tratamento for realizado para fins diversos daqueles para os quais os dados foram recolhidos, mas que sejam compatíveis com os mesmos.
O novobanco deixará, nesses casos, de tratar os seus dados pessoais, a não ser que tenha razões legítimas para realizar esse tratamento e que estas prevaleçam sobre os seus interesses.
g) Direito de apresentar reclamações junto da autoridade de controlo
Caso pretenda apresentar alguma reclamação relativamente a matérias relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais poderá fazê-lo junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados, autoridade de controlo competente em Portugal.
Para mais informações, aceda a www.cnpd.pt.
5.2. Como exercer os seus direitos
Pode exercer os seus direitos através dos seguintes canais:
- E-mail: pode exercer os seus direitos através de e-mail, para o endereço dpo@novobanco.pt;
- Carta: pode exercer os seus direitos através de carta, dirigida ao novobanco ao cuidado do Encarregado de Proteção de Dados e enviada para a morada Avenida Doutor Mário Soares, Taguspark, Edifício 1, 2740-119 Porto Salvo.
6. Recolha indireta dos seus dados pessoais
É possível que o novobanco tenha recolhido os seus dados pessoais através de terceiros ou de outros meios e mesmo que não seja ENI, colaborador, acionista ou representante singular de uma empresa fornecedora do novobanco.
Sempre que o novobanco recolher os seus dados através de terceiros ou outros meios, o novobanco procurará prestar-lhe as informações relativas ao tratamento dos seus dados pessoais, sempre que tal for possível e justificado, na primeira oportunidade.
Caso tenha qualquer dúvida sobre o eventual tratamento de dados pessoais não deixe de nos contactar.
7. Fique atualizado quanto ao tratamento e proteção dos seus dados pessoais
As informações constantes deste documento poderão ter de ser alvo de alteração ao longo do tempo.
Por isso, aconselhamos que consulte o Portal de Fornecedores do Grupo novobanco (https://fornecedores.novobanco.pt), onde estas informações estarão a todo o tempo atualizadas, para que possa estar sempre ao corrente do tratamento que é feito dos seus dados.
8. Pontos de contacto e Encarregado da Proteção de Dados
Sempre que tiver alguma dúvida acerca do tratamento que o novobanco faz dos seus dados, ou das informações que lhe foram prestadas, pode contactar o novobanco, nos canais de comunicação habituais.
O novobanco nomeou um Encarregado da Proteção de Dados, a quem caberá, entre o mais, controlar a conformidade dos tratamentos de dados pessoais feitos pelo novobanco com a legislação aplicável.
Em caso de questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais, ou com o exercício dos seus direitos, pode também contactar o Encarregado da Proteção de Dados, através dos seguintes canais:
E-mail: dpo@novobanco.pt
Morada: Avenida Doutor Mário Soares, Taguspark, Edifício 1, 2740-119 Porto Salvo
INFORMATIONS ABOUT THE PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA
NOVO BANCO, S.A., based in Avenida Doutor Mário Soares, Taguspark, Edifício 1, 2740-119 Porto Salvo, with the share capital of €2.245.000.000,00, and registered in the Commercial Registry Office of Lisbon under the unique number of registration and legal entity 513 204 016 (“novobanco”), is responsible for the processing of your personal data.
The privacy and protection of your data are important to novobanco.
Through this document, novobanco provides detailed information concerning the use and protection of your personal data, and the aim for processing these, as individual entrepreneur or employee, partner, shareholder or single representative of novobanco´s providers.
The data concerning the companies, as legal entities, and of single-member companies, are not covered by the General Data Protection Regulation (GDPR or regulation) since the regulation is only applicable to the protection of data for individuals.
1. Personal data processed by novobanco as the responsible for the processing
Novobanco proceeds or will proceed forward to the process of several categories of personal data, including:
a) Demographic data (e.g., name);
b) Contractual data (e.g., number of the supplier, IBAN);
c) Contact data (e.g., address, telephone number, electronic mail address);
d) Governance data (e.g., tax code);
e) Data related to the economic, financial and patrimonial situation (e.g., annual report).
Novobanco processes personal data on behalf of other entities that are responsible for the respective processing. In these cases, with no prejudice that data subjects may directly request more information to novobanco through email, to the address dpo@novobanco.pt, the information concerning these processing of personal data will be provided by the respective data controllers.
2. Reasons for which we process your data and under which situations
Novobanco only processes or will process your personal data under the following situations:
2.1. Para execução de um contrato ou para a realização de diligências pré-contratuais
In the scope of contracting products and services, novobanco may need to treat your personal data. This will occur, for example, under these cases:
- Negotiation of proposals and contracts and management of pre-contractual phases;
- Management of contractual/commercial relationship (e.g., relationship with the data subject, including the contract/sign-up and cessation/withdrawal of contracts, execution of instructions given by data subjects, production and shipping of necessary documents in the commercial relationship); and
- Prevention and combat of fraud (e.g., prevent activities and frauds concerning the abusive use of data subject’s information
2.2. Para o cumprimento de obrigações legais a que o novobanco está sujeito
Novobanco is subject to numerous legal and regulatory obligations, compliance with which may implicate the necessity to proceed with the processing of personal data, such as:
- Compliance with obligations for retention, payment, declaration for tax purposes, report or response to the public authorities;
- Compliance with procedures related to prevention and combating the financial criminality (e.g., Money laundering, market abuse);
- Security and protection of personal data (e.g., implementation of measures of logical and physical information security, such as back-ups, restore and disaster recovery, conducting regular evaluations of implementation of security measures);
- Physical security and video surveillance (e.g., implementation of physical security measures and monitoring and assessment of measures implementation);
- Prevention and combat the fraud (e.g., frauds related to the abusive use of data subject’s information and ethical lines); and
- Prevention of conflicts of interests.
2.3. Para satisfação de interesses legítimos do novobanco
Novobanco uses or may use your personal data for its legitimate interests, which includes:
- Control and follow up of operational performance (e.g., information of the management, evaluation of the service provided);
- Improvement and monitorization of service quality (e.g., analysis and processing of the information related to the quality and performance of various service delivery methods and processes, management of complaints);
- Management of contentious processes (e.g., analysis of judicial proceeding arising from contract breaches, such as declaratory or executive actions filed against the novobanco or in favor of this and among others);
- Management of suppliers (e.g., policies and strategies of supplier management); and
- Institutional communication (e.g., communications to the suppliers, communications of events).
3. Recipients of personal data
In order to novobanco to comply with its obligations, it might have to communicate or provide access to your personal data to other entities. novobanco only communicates your personal data to the following categories of recipients:
- Other entities within novobanco Group;
- Service providers who provide services to novobanco (e.g., IT services, contractual communications delivery services);
- Organizations belonging and not belonging to the European Economic Area – E.E.A. (e.g., other financial institutions, for example, the execution of payment operations or regulatory authorities located outside the E.E.A.); and
- Public authorities and tributary authorities, the Judicial Courts or the Administrative Courts.
To find the entities that are part of novobanco Group, please refer to the address www.novobanco.pt.
In the cases of international transfers (outside of the E.E.A.), whenever the European Commission have declared, through an adequacy decision, that the country located outside the E.E.A. ensures a level of protection of personal data equivalent to the current one of the legislations of the E.E.A., the transfer of data will be based on this adequacy decision.
You may consult the decisions of existing adequacies on www.eur-lex.europa.eu.
In cases that the transfer is made for countries or organizations located outside of the E.E.A, for which there is no adequacy decision by the European Commission, novobanco implemented adequate guarantees, in terms of GDPR, to ensure the protection of the personal data.
4. Period of storage of your personal data
Novobanco only retains and processes your personal data for the purposes stated above for as long as necessary or required to fulfill those purposes, applying the appropriate information retention criteria for each processing activity in accordance with the legal and regulatory obligations applicable.
5. Exercise of rights by data subjects
5.1. Rights of data subjects
Regarding the processing of your personal data, you have the following rights:
a) Right of access
You have the right to obtain a confirmation about whether your personal data are being processed by novobanco or not.
You can also access your personal data and obtain the following information:
(i) Reasons for which your personal data is being processed;
(ii) Categories of personal data that are processed;
(iii) Entities to whom your personal data can be transmitted, including entities located in countries outside the E.E.A. or international organizations, being in this case informed about the safeguards applied to the transfer of their data;
(iv) Period of retention of your data or, if not possible, the criteria used to determine that period;
(v) Rights that you have regarding the process of your personal data;
(vi) If the personal data was not provided by yourself, the information about its source;
(vii) Existence of the automated individual decisions, including definition of profiles, and in this case, information about the underlying logic of such processing, also about the significance and envisaged consequences of that processing.
b) Right to rectificatio
Whenever you consider that your personal data is incomplete or inaccurate, you may request its rectification or supplementation.
c) Right to deletion
As referred in the point 2.2., novobanco is subject to numerous legal and regulatory obligations that may limit the right to delete your personal data.
The right to deletion does not apply when the treatment is necessary for the following effects:
(i) Exercise of the freedom of expression and information;
(ii) Compliance with a legal obligation that requires the processing and applies to the novobanco;
(iii) Reasons of public interest in the field of public health;
(iv) For public archiving purposes, for scientific and historical investigation aims or for statistical purposes, to the extent that deletion would seriously impair the achievement of objectives of this processing; or
(v) Statement, exercise or defense of one right in a process of judicial process.
Keeping in mind what is stated above, you will have the right to require the deletion of your personal data when the following conditions are verified:
- The personal data are no longer necessary for the purpose that caused its collection and processing;
- Presents opposition to the processing of data and does not exist prevalent legitimate interests, evaluating case by case, that justifies the processing; or
- The personal data must be deleted under the judicial obligation that the novobanco is subject to.
d)Right to the limitation of the procession
Limiting processing allows the data subject to request novobanco to restrict the access to personal data or that suspend the processing activities.
You may require a limitation of the processing of your personal data in the following cases:
- If contests the accuracy of your personal data, during a period of time that allows novobanco to verify the accuracy of the data;
- If novobanco no longer needs the personal data for processing purposes but if the data is necessary for data subject for the effects of declaration, exercise or defense of a right in a judicial process or
iii. If you have objected to the processing, until it is verified that the legitimate interests of the novobanco prevail.
e) Right to portability
You may request novobanco to provide you, in a structured format, of the current use and of machine-readable format, the personal data that you have provided. You also have the right to ask novobanco to transmit these data controllers, if it is technically feasible.
The right to portability only applies to the following cases:
- When the processing is based on the execution of a contract; and
ii. When the treatment in course is processed by automated means
f) Right to object
You have the right to object to the processing of your personal data at any time, for reasons related to your situation, under the following conditions:
- When the processing is based in the legitimate interest of novobanco; or
- When the processing is carried out for diverse purposes other than those for which the data were initially collected, even though are compatible with those purposes.
In these cases, novobanco will no longer process your personal data unless it has legitimate reasons to carry out such processing that override your interests.
g) Right to present complaints with the supervisory authority
In case you want to present a complaint regarding matters related to the processing of your personal data, you can do it with the National Data Protection Commission, the competent supervisory authority in Portugal.
For more information, please visit www.cnpd.pt.
5.2. How to exercise your rights
You can exercise your rights through the following channels:
- E-mail: you can exercise your rights through email, to the address dpo@novobanco.pt;
- Letter: you can exercise your rights by sending a letter addressed to novobanco to the attention of the Data Protection Officer at the address Avenida Doutor Mário Soares, Taguspark, Edifício 1, 2740-119 Porto Salvo.
6. Indirect collection of your personal data
It is possible that novobanco has collected your personal data through third parties or other means that are not sole proprietor, employee, shareholder, or individual representative of a company supplying novobanco. Whenever the bank collects your data through third parties or by other means, the novobanco will seek to provide you with information regarding the processing of your personal data, whenever possible and justified, at the earliest opportunity.
If you have any questions about the potential processing of the personal data, do not hesitate to contact us.
7. Stay updated on the processing and protection of your personal data
The information in this document might need to be updated over time. Therefore, we recommend to consult the Suppliers Portal of novobanco Group (https://fornecedores.novobanco.pt), where this information will always be kept updated, so that you can stay always informed about how your data is being processed.
8. Points of contact and Data Protection Officer
Whenever you have any doubts about how novobanco processes your data, or about the information provided to you, you can contact novobanco through the usual communication channels.
Novobanco nominated a Data Protection Officer, who is responsible for monitoring the compliance of novobanco’s processing of personal data with the applicable legislation.
In case of having questions related to the processing of your personal data or the exercise of your rights, you can also contact the Data Protection Officer through the following channels:
E-mail: dpo@novobanco.pt
Address: Avenida Doutor Mário Soares, Taguspark, Edifício 1, 2740-119 Porto Salvo
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